「口頭での業務遂行」／観光プロモなどの行政手法で

下地市長の市政運営などをただした市議会月定例会一般質問＝１６日、議場

　観光プロモーション事業に関する調査特別委員会（百条委員会、濱元雅浩委員長）で、当局側の説明では公文書を規定に則さずに破棄していたり、事業者とのやり取りを文書ではなく口頭で行っていたことについて、１６日に行われた市議会１２月定例会の一般質問で宮国高宣総務部長が「不適切」であることを認めた。

　この問題について、國仲昌二氏は「不法投棄ごみ残存問題や観光プロモーション事業の問題でも当局からよく『口頭でやった』という話がでてくる。行政は文書主義であるはずだが口頭でも問題ないのか」と指摘した。

　これに対して宮国部長は「口頭で行う業務のやり取りについては、適切ではないと考えている。今後の業務や文書取り扱いについては、適切に対応していきたい」と述べ、「口頭」での業務遂行ついては、適切ではないとの見解を示した。

　さらに「市では市文書事務取扱規定において『すべての事案の処理は文書による』と明記されている。なので行政事務の進め方は文書が基本。文書管理については、公文書の取り扱いについても同規定に定めてあり、この規定が公文書の統一した方針」と説明した。

　文書管理については、２０１３年度のビデオ制作事業において当局側が同事業を受注した「宮古島まちづくり研究会」以外の３社の企画書について「選定された業者以外の企画書については原則廃棄となっており、今回の場合もこれまでの慣例に基づいて廃棄されている」と説明していた。

　しかし、後日確認したところ、多くの部署で同様の書類は保存されていることが判明し、百条委員会の場で当局は「前回、慣例と答えたが。私たちの理解不足による誤解ということだった。申し訳ない」と謝罪している。　

　文書管理が徹底されていないことについて、宮国総務部長は「１１月３０日に文書管理担当者、管理職４０人を含めた合計１０３人を対象に文書取扱規定の研修を行った。この研修会は毎年行っていきたい」と述べた。